更新申請の⼿続き
申請にあたっては、プライバシーマーク制度の設置および運営に関し必要な事項を定めた「プライバシーマーク制度設置及び運営要領」（JIPDEC）をあらかじめご参照ください。
1. 更新申請対象事業者
プライバシーマーク付与事業者で、プライバシーマーク付与の有効期間の満了を迎える事業者（プライバシーマーク使用開始日より2年が経過しようとしている事業者）です。
2. 更新申請受付期間
プライバシーマーク付与の有効期間の満了日の8ヶ月前〜4ヶ月前までです。
【更新申請受付期間の例】
有効期間の満了日：2023年12月1日の場合
更新申請受付期間：2023年 4月2日 ～ 2023年8月1日
※有効期間、受付期間は事業者ごとに異なります。
※上記の原則に沿って確定した更新申請受付期間の最終日が、土曜日、日曜日、祝祭日等に当たる場合、直後の営業日まで延長して受付けます。
弊協会への申請に必要な書類は、下記の通りです。
※プライバシーマーク会員マイページには24時間ログインできますが、原則15時までのアップロード分を当日分として取扱います。受付済通知は翌営業日までに配信されます。
申請期限、有効期間にご注意いただき、お早めの申請をお願いいたします。
1.必須でご提出いただく書類
| No | 申請書類 |
|---|---|
| 1 | 【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書① |
| 2 | 【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書② |
| 3 | 【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書③（登記印を押印したPDF） |
| 4 | 【申請様式2更新】個人情報保護体制 |
| 5 | 【申請様式3更新】事業者概要 |
| 6 | 【申請様式4更新】個人情報を取扱う業務の概要 |
| 7 | 【申請様式5更新】すべての事業所の所在地及び業務内容 |
| 8 | 【申請様式6更新】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧 |
| 9 | 【申請様式7更新】「個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」との対応表 |
| 10 | 【申請様式8更新】教育・内部監査・マネジメントレビュー実施サマリー |
| 11 | 【申請様式9更新】前回付与適格決定時から変更のあった事業の報告 |
| 12 | 最新の個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書一式（全ての規程文書、様式） |
| 13 | 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の冒頭1ページ |
| 14 | 上記13に対応する、いわゆる「リスク分析結果」 |
2.該当する場合にご提出いただく書類
| No | 申請書類 |
|---|---|
| 15 | 登記事項証明書（「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」）等申請事業者（法人）の実在を証す公的文書（申請の日前3ヶ月以内の発行文書） ※登記情報提供サービスなどインターネットで提供される登記資料は不可 |
| 16 | 定款 |
| 17 | 変更報告書（前回の付与契約の締結後に「事業者名、本店所在地、代表者、申請担当者／連絡先、個人情報保護管理者」に変更があったが変更報告書を提出していない場合は必須） |
3.任意でご提出いただく書類
| No | 申請書類 |
|---|---|
| 18 | 教育実施記録一式（「教育計画書」、「教育実施報告書」等の運用記録や教材、「理解度確認テスト」等の雛形） |
| 19 | 内部監査実施記録一式（「内部監査計画書」、「内部監査実施報告書」、「内部監査チェックリスト」等） |
| 20 | マネジメントレビュー（代表者による見直し）実施記録一式（「マネジメントレビュー議事録」） |
| 21 | 会社パンフレット等 |
- 申請書類に不備があった場合、再提出をお願いすることがあります。各書類の元データは必ず保管ください。
- ファイル形式、用紙サイズについて
・各申請様式、定款：WordまたはPDF（A4縦型）
・登記事項証明書： PDF（A4縦型）
・規程・様式等：Word、ExcelまたはPDF（サイズは問いません）
※ファイルを圧縮したり、パスワードを付けないようご注意ください。会員マイページでは複数の個別ファイルを選択し、一度にアップロード可能です。 - No12「最新の個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書一式（全ての規程文書、様式）」は、全ての規程・様式類をそれぞれ別のファイルで作成・保存し、ファイル名は【申請様式6更新】記載の「№_PMS文書を構成する規程・様式等の名称」としてください。
《ファイル名の例》
申請様式6更新：№1「個人情報保護方針」→ファイル名：1_個人情報保護方針 - 申請後、申請事項に変更があった場合は、プライバシーマーク付与に係る変更報告書をご提出下さい。
申請方法
- 審査機関の移管等でJUASに初めてご申請される際には、申請前にご入会の手続きをお願いいたします。
- 入会は、入会のご案内ページ（https://juas.or.jp/profile/join/）から書類をダウンロードし、必要事項を記入の上メールにてお申し込みください。
- プライバシーマーク申請は、書類ダウンロードページ（https://www.juas.or.jp/privacymark/download/）から必要書類をダウンロードし、申請書類一式を作成してください。申請様式は各審査機関ごとに異なります。JUASのホームページからダウンロードした申請様式をご利用ください。
- 申請書類一式は、プライバシーマーク会員マイページにログインし提出いただきます。 紙での申請は受付できません。予めご了承ください。
- プライバシーマーク会員マイページのログインID・パスワードは、連絡窓口担当者様・申請担当者様の登録アドレス宛にメールにて通知いたします。
- ログインID・パスワードが無い場合プライバシーマーク会員マイページにログインすることができません。各担当者様の氏名およびメールアドレスに変更がある場合は必ず事前に変更手続きをお願いいたします。
- プライバシーマーク会員マイページの操作詳細は、プライバシーマーク会員マイページ内の操作マニュアルでご確認ください。
申請受付
- 申請にあたっては、審査結果の可否にかかわらず、申請内容に関する審査等の経費として申請料が必要です。
- プライバシーマーク会員マイページには24時間ログインできますが、原則15時までのアップロード分を当日分として取扱います。受付済通知は翌営業日までに配信されます。
申請期限、有効期間にご注意いただき、お早めの申請をお願いいたします。 - プライバシーマーク付与の申請に必要な書類に不足がある場合は受付不可となります。
- 会員マイページの申請状態が、「受付済」となりましたら、原則提出した書類の差替えはできません。お間違いのないようご提出ください。
- 申請書類の作成にあたっては、各様式の【書類作成上の注意】をご理解のうえ記述してください。
- 申請事業者の正社員、または登記上の役員（監査役を除く）の従業者が2名以上必要です。（「個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」を満たすためには、個人情報保護管理者、個人情報保護監査責任者の任を負うものが1名ずつ必要であるため）
- 業種の如何を問わず、医療機関で取り扱う診療録、検査依頼伝票、検査結果報告書、レセプト等で取り扱う個人情報が、取り扱う全ての個人情報の5割を超えている場合は、弊協会では審査をお受けできません。
