更新申請の手続き
※申請にあたっては、プライバシーマーク制度の設置および運営に関し必要な事項を定めた「プライバシーマーク制度設置及び運営要領」（JIPDEC）をあらかじめご参照ください。
1. 更新申請対象事業者
プライバシーマーク付与事業者で、プライバシーマーク付与の有効期間の満了を迎える事業者（プライバシーマーク使用開始日より2年が経過しようとしている事業者）です。
2. 更新申請受付期間
プライバシーマーク付与の有効期間の満了日の8ヶ月前〜4ヶ月前までです。
【更新申請受付期間の例】
有効期間の満了日：2022年12月1日の場合の例
更新申請受付期間：2022年 4月2日 ～ 2022年8月1日
※有効期間、受付期間は事業者ごとに異なります。
※上記の原則に沿って確定した更新申請受付期間の最終日が、土曜日、日曜日、祝祭日等に当たる場合、直後の営業日まで延長して受付けます。
当協会への申請に必要な書類は、下記の通りです。
＜プライバシーマーク更新申請書類一式 ＞
1. 必須でご提出いただく書類
No |
必要書類 |
|---|---|
| 1 | 【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書①～③（代表者印の捺印必須） |
| 2 | 【申請様式2更新】個人情報保護体制 |
| 3 | 【申請様式3更新】事業者概要 |
| 4 | 【申請様式4更新】個人情報を取扱う業務の概要 |
| 5 | 【申請様式5更新】すべての事業所の所在地及び業務内容 |
| 6 | 【申請様式6更新】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧 |
| 7 | 【申請様式7更新】「個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」との対応表 |
| 8 | 【申請様式8更新】教育・内部監査・マネジメントレビュー実施サマリー（教育・内部監査・マネジメントレビューの実施状況） |
| 9 | 【申請様式9更新】前回付与適格決定時から変更のあった事業の報告 |
| 10 | 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し（【申請様式6更新】に記載の内部規程・様式の全て。なお、様式は未記入で空欄のままの見本。） |
| 11 | 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の冒頭1ページの写し |
| 12 | 上記11に対応する、いわゆる「リスク分析結果」の写し |
2. 該当する場合にご提出いただく書類
No |
必要書類 |
|---|---|
| 13 | 登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」)等申請事業者(法人)の実在を証す公的文書（申請の日前3か月以内の発行文書）の写し ※登記情報提供サービスなどインターネットで提供される登記資料は不可 |
| 14 | 定款の写し |
| 15 | 変更報告書（前回の付与契約の締結後に「事業者名、本店所在地、代表者、申請担当者／連絡先、個人情報保護管理者」に変更があったが変更報告書を提出していない場合は必須） |
3. 任意でご提出いただく書類
No |
必要書類 |
|---|---|
| 16 | 教育を実施したことが確認可能な記録一式（「教育計画書」、「教育実施報告書」等の運用記録や教材の写し、「理解度確認テスト」等の雛形） |
| 17 | 内部監査を実施したことが確認可能な記録一式（「内部監査計画書」、「内部監査実施報告書」、「内部監査チェックリスト」等の写し） |
| 18 | マネジメントレビュー（代表者による見直し）を実施したことが確認可能な記録一式（「マネジメントレビュー議事録」の写し） |
| 19 | 会社パンフレット等 |
- 各様式の【記入上の注意】は、提出する際は削除してください。
- 各書類の控え（写し）は必ずお取りください。
- 申請事業者で管理すべき書類（原本）が混入していないかご確認ください。
- ご提出の際は、申請書類を表No.1～19の順にA4サイズ・2つ穴にて綴じてください。ホチキス留め、クリップ留め、クリアフォルダー等への封入はしない状態でご提出ください。また、分別のできない金具のついたファイルやプラスティック製ファイルは使用せずに、フラットファイルや綴じ紐を利用してご提出ください。
- 申請後、申請事項に変更があった場合は、プライバシーマークに係る変更報告書をご提出ください。
申請方法
JUASに初めてご申請される際には、申請前にご入会の手続きをお願いいたします。
申請書類一式を作成し、以下の方法でご提出ください。
郵送：宅配便など、配送記録が残る手段を利用してご送付ください。
必要書類はこちらよりダウンロードください。
申請窓口
一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）
セキュリティセンター
〒103-0012
東京都中央区日本橋堀留町2－4－3 日本橋堀留町２丁目ビル8階（地図）
TEL：03-3249-4103
受付時間 10：00～17：00（土、日、祝日休み）
申請受付
- 申請にあたっては、審査結果の可否にかかわらず、申請内容に関する審査等の経費として申請料が必要です。
- プライバシーマーク付与の申請に必要な書類に不足がある場合は受付不可となります。
- 申請書類の作成にあたっては、各様式の【記入上の注意】をご理解のうえ記述してください。
- 申請事業者の正社員、または登記上の役員（監査役を除く）の従業者が2名以上必要です。（「個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」を満たすためには、個人情報保護管理者、個人情報保護監査責任者の任を負うものが1名ずつ必要であるため）
- 業種の如何を問わず、医療機関で取り扱う診療録、検査依頼伝票、検査結果報告書、レセプト等が、取り扱う個人情報の5割を超えている場合は、弊協会では審査をお受けできません。
- 受付不可の場合は、申請書類を申請事業者の費用負担（着払い）にて返却させていただく場合があります。
- 一度受付した申請書類は返却できません。予めご了承ください。
