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更新申請の手続き

更新申請の手続き

1. 更新申請対象事業者
プライバシーマーク付与事業者で、プライバシーマーク付与の有効期間の満了を迎える事業者(プライバシーマーク使用開始日より2年が経過しようとしている事業者)です。

2. 更新申請受付期間
プライバシーマーク付与の有効期間の満了日の8ヶ月前〜4ヶ月前までです。

【更新申請受付期間の例】
有効期間の満了日:2022年12月1日の場合の例
更新申請受付期間:2022年 4月2日 ~ 2022年8月1日
※有効期間、受付期間は事業者ごとに異なります。
※上記の原則に沿って確定した更新申請受付期間の最終日が、土曜日、日曜日、祝祭日等に当たる場合、直後の営業日まで延長して受付けます。
当協会への申請に必要な書類は、下記の通りです。

<プライバシーマーク更新申請書類一覧 >

1. 必須でご提出いただく書類

No

必要書類

1 【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書①~③(代表者印の捺印必須)
2 【申請様式2更新】個人情報保護体制
3 【申請様式3更新】事業者概要
4 【申請様式4更新】個人情報を取扱う業務の概要
5 【申請様式5更新】すべての事業所の所在地及び業務内容
6 【申請様式6更新】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧
7 【申請様式7更新】「個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」との対応表
8 【申請様式8更新】教育・内部監査・マネジメントレビュー実施サマリー(教育・内部監査・マネジメントレビューの実施状況)
9 【申請様式9更新】前回付与適格決定時から変更のあった事業の報告
10 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し(【申請様式6更新】に記載の内部規程・様式の全て。なお、様式は未記入で空欄のままの見本。)
11 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の冒頭1ページの写し
12 上記11に対応する、いわゆる「リスク分析結果」の写し

2. 該当する場合にご提出いただく書類

No

必要書類

13 登記事項証明書(「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」)等申請事業者(法人)の実在を証す公的文書(申請の日前3か月以内の発行文書)の写し
※登記情報提供サービスなどインターネットで提供される登記資料は不可
14 定款の写し
15 変更報告書(前回の付与契約の締結後に「事業者名、本店所在地、代表者、申請担当者/連絡先、個人情報保護管理者」に変更があったが変更報告書を提出していない場合は必須)

3. 任意でご提出いただく書類

No

必要書類

16 教育を実施したことが確認可能な記録一式(「教育計画書」、「教育実施報告書」等の運用記録や教材の写し、「理解度確認テスト」等の雛形)
17 内部監査を実施したことが確認可能な記録一式(「内部監査計画書」、「内部監査実施報告書」、「内部監査チェックリスト」等の写し)
18 マネジメントレビュー(代表者による見直し)を実施したことが確認可能な記録一式(「マネジメントレビュー議事録」の写し) 
19 会社パンフレット等

※申請にあたっては、プライバシーマーク制度の設置および運営に関し必要な事項を定めた「プライバシーマーク制度設置及び運営要領」(JIPDEC)をあらかじめご参照ください。

申請方法

JUASに初めてご申請される際には、申請前にご入会の手続きをお願いいたします。
申請書類一式を作成し、以下の方法でご提出ください。
郵送:宅配便など、配送記録が残る手段を利用してご送付ください。

必要書類はこちらよりダウンロードください。

申請窓口

一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会(JUAS)
セキュリティセンター
〒103-0012
東京都中央区日本橋堀留町2-4-3 日本橋堀留町2丁目ビル8階(地図
TEL:03-3249-4103 
受付時間 10:00~17:00(土、日、祝日休み)

受取

申請書類の不足及び記載漏れを確認します。
申請書類が全て揃っている場合は、「申請料請求書」を送付いたしますので、指定の口座にお振込みをお願いいたします。お預かりした書類をもとに、受理の審査に進みます。
申請書類が全て揃っていない場合、申請書類を申請事業者の費用負担で返却させて頂きます。

申請・審査

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